JAKARTA - General Affair adalah salah satu peran penting dalam struktur organisasi sebuah perusahaan yang sering kali belum banyak dipahami secara luas. 

Di dalam sebuah perusahaan, setiap jabatan memiliki tanggung jawab dan fungsi tersendiri agar operasional dapat berjalan dengan baik dan mendukung pertumbuhan bisnis dalam menghadapi persaingan pasar. 

Di antara berbagai posisi tersebut, terdapat bagian General Affair yang kerap kali luput dari perhatian. 

Banyak yang belum mengetahui secara pasti apa tugas dari posisi ini dan mengapa keberadaannya cukup vital dalam mendukung kelancaran aktivitas perusahaan. 

Pada dasarnya, General Affair adalah posisi strategis yang menangani berbagai kebutuhan operasional dan fasilitas kerja agar seluruh kegiatan perusahaan bisa berlangsung secara optimal.

General Affair adalah

Setiap perusahaan pada dasarnya memiliki struktur organisasi yang disusun secara sistematis, mencakup berbagai level jabatan mulai dari manajemen atas hingga staf pelaksana. 

Tiap-tiap jenjang tersebut memiliki tanggung jawab dan peran yang berbeda untuk memastikan kegiatan operasional berjalan lancar.

Di antara berbagai posisi penting dalam organisasi, terdapat satu jabatan yang memiliki peran strategis dalam mendukung operasional internal, yaitu General Affair adalah posisi yang menangani beragam kebutuhan kantor serta mendukung kelancaran aktivitas harian perusahaan. 

Tugas dari bagian ini umumnya berkaitan dengan pengelolaan fasilitas kerja, pengadaan barang, hingga memastikan seluruh aktivitas pendukung berjalan sesuai kebutuhan.

Secara struktural, peran ini sering berada di bawah divisi umum atau operasional, dan dalam perusahaan berskala kecil, peran GA kerap disatukan dengan bidang lain seperti HRD atau divisi pembelian. 

Dalam konteks tersebut, staf GA juga bisa terlibat dalam pengadaan barang dan jasa, pengelolaan aset, hingga administrasi kegiatan operasional sehari-hari.

Pemahaman mengenai tanggung jawab dan fungsi GA menjadi penting, terutama bagi mereka yang baru menduduki posisi ini. 

Dengan mengenali cakupan tugasnya, seseorang dapat menjalankan peran GA secara lebih maksimal dan memberikan kontribusi nyata bagi kelangsungan perusahaan.

Peran General Affair

Peran dan tanggung jawab yang diemban oleh General Affair tergolong kompleks dan membutuhkan pengelolaan yang efektif agar tidak menimbulkan hambatan saat bekerja sama dengan divisi lain di dalam perusahaan. 

Oleh karena itu, penerapan manajemen yang tepat sangat diperlukan untuk menjaga kelancaran operasional.

Dalam lingkup perusahaan, General Affair atau divisi umum memiliki fungsi penting dalam menjamin ketersediaan berbagai perlengkapan kantor, mulai dari alat tulis, perlengkapan kebersihan, hingga kebutuhan operasional lainnya. 

Tak hanya itu, divisi ini juga bertanggung jawab terhadap pengelolaan fasilitas internal kantor demi mendukung kenyamanan dan efisiensi kerja para karyawan.

Layanan yang diberikan oleh bagian ini berkontribusi langsung terhadap peningkatan produktivitas tenaga kerja, yang pada akhirnya akan berdampak positif terhadap kepuasan pelanggan. 

Jika pelanggan merasa dilayani dengan baik dan merasakan kenyamanan, maka hal ini bisa membawa dampak menguntungkan bagi perusahaan baik dalam bentuk peningkatan laba maupun reputasi yang tersebar dari pengalaman positif pelanggan.

Tugas General Affair

Pengadaan Barang dan Aset Perusahaan

Setiap barang atau aset yang dimiliki perusahaan memiliki masa pakai tertentu. Salah satu tugas utama General Affair, yaitu memastikan pengadaan barang baru saat ditemukan barang yang rusak atau tidak lagi berfungsi optimal. 

Sebagai contoh, perangkat seperti printer atau komputer yang sudah tidak efisien perlu segera diganti. Dalam pengadaan ini, GA tidak sembarangan membeli—mereka akan membandingkan harga dan menentukan pilihan yang paling efisien. 

Tujuan utamanya adalah menekan biaya aset, sehingga efisiensi anggaran perusahaan tetap terjaga. Semakin hemat pengeluaran tanpa mengurangi kualitas, semakin baik pula performa tim GA.

Pembelian dan Pembayaran Berkala

Selain pengadaan aset besar, GA juga bertugas membeli kebutuhan rutin seperti air minum, ATK, kertas, dan tinta printer. Mereka juga mengurus pembayaran bulanan seperti listrik, air, telepon, dan internet.

Untuk pengeluaran rutin seperti ini, GA umumnya dapat memperkirakan anggaran dengan akurat karena sifatnya yang berulang. Dalam perusahaan berskala besar, proses pembayaran ini biasanya dilakukan melalui sistem otomatis yang terintegrasi.

Mengelola Pembayaran Tenaga Harian Lepas

General Affair juga memiliki tanggung jawab dalam mengatur pembayaran bagi tenaga kerja harian lepas yang tidak termasuk dalam daftar karyawan tetap.

GA berwenang dalam menentukan nominal pembayaran yang sesuai dengan pekerjaan dan waktu kerja mereka.

Karena pembayaran ini termasuk dalam pengeluaran operasional bulanan, maka harus dicatat secara rinci. Untuk mempermudah proses ini, perusahaan bisa menggunakan aplikasi slip gaji digital untuk menghitung dan mencatat pembayaran secara efisien.

Pemeliharaan Aset Perusahaan

Selain pengadaan, General Affair juga bertugas dalam menjaga dan mengawasi kondisi aset yang telah dimiliki. Mereka bertanggung jawab memastikan seluruh perlengkapan tetap berfungsi dan digunakan sebagaimana mestinya.

Kedisiplinan ini bertujuan agar karyawan tidak menggunakan fasilitas perusahaan secara sembarangan. Tidak heran bila tim GA terlihat tegas dalam menjaga aset, sebab merekalah yang akan dimintai pertanggungjawaban jika terjadi kerusakan.

Mengatur Renovasi dan Ekspansi Kantor

Saat perusahaan memutuskan untuk merenovasi gedung atau membuka kantor cabang baru, GA akan turun langsung mengurus segala kebutuhannya. Mulai dari merinci kebutuhan, mengevaluasi kelayakan, hingga menghitung anggaran yang dibutuhkan.

Setelah proses ini selesai dan dana disetujui, GA juga harus memastikan bahwa semua pembelian dan renovasi memiliki bukti yang sah, seperti faktur dan nota resmi. Ini diperlukan sebagai bagian dari pelaporan dan pertanggungjawaban.

Fungsi General Affair

Merawat dan Menjaga Kondisi Aset serta Fasilitas Perusahaan

Salah satu tanggung jawab utama General Affair, yaitu memastikan seluruh fasilitas dan aset milik perusahaan dalam kondisi baik dan terawat. 

Hal ini mencakup berbagai hal seperti kebersihan toilet, tampilan luar dan dalam gedung kantor, ruang kerja, gudang penyimpanan, hingga sistem instalasi listrik.

Dalam menjalankan perannya, GA juga perlu melakukan evaluasi kondisi fasilitas terlebih dahulu sebelum mengajukan anggaran. Tidak hanya itu, mereka juga harus menetapkan skala prioritas dalam rencana pengeluaran. 

Sebagai contoh, perbaikan toilet yang rusak akan lebih diutamakan dibanding perluasan area ibadah, ruang rapat, atau lobby tamu. Setiap keputusan anggaran harus mengacu pada dampaknya terhadap kelancaran kegiatan operasional perusahaan.

Membuat Laporan Rutin untuk Kebutuhan Rapat Anggaran

General Affair juga bertugas menyusun laporan secara berkala sebagai bahan evaluasi dalam rapat anggaran. Isi laporan tersebut biasanya mencakup data aset dan pengeluaran kantor. 

Tujuannya adalah untuk membantu perusahaan mengevaluasi seberapa efektif investasi internal yang telah dilakukan.

Mengurus Perizinan yang Dibutuhkan Perusahaan

GA memiliki peran dalam membantu proses pengurusan dokumen perizinan, terutama yang berkaitan dengan instansi luar seperti lembaga pemerintah, aparat kepolisian, media, dan organisasi masyarakat. 

Selain itu, GA juga menjadi penghubung antara perusahaan dengan pihak eksternal tersebut untuk menjaga relasi dan komunikasi yang baik.

Menjaga Hubungan Baik dengan Mitra dan Pemasok

Jika General Affair merupakan bagian dari divisi HRD, maka mereka juga memegang tanggung jawab dalam pembuatan kontrak kerja, proses pembayaran, hingga penyampaian keluhan atau komplain atas nama perusahaan.

Salah satu peran penting lainnya adalah membina hubungan harmonis dengan para penyedia barang maupun jasa yang bekerja sama dengan perusahaan. 

Hubungan profesional yang baik dengan para mitra bisnis akan memberikan dampak positif, salah satunya adalah menjaga produktivitas karyawan tetap stabil. 

Selain itu, pengelolaan yang baik dalam hal penggajian dan kerja sama juga dapat menciptakan citra positif perusahaan di mata mitra bisnis, yang pada akhirnya dapat berdampak pada peningkatan keuntungan.

Melakukan Survei Kepuasan Karyawan

Sebagai divisi yang berperan dalam pelayanan internal perusahaan, GA juga menyelenggarakan survei untuk mengukur tingkat kepuasan dari unit kerja atau karyawan atas pelayanan yang diberikan. 

Tujuan dari survei ini adalah untuk mengetahui sejauh mana kualitas layanan, ketepatan, serta kecepatan dalam penanganan kebutuhan karyawan, sehingga GA dapat terus meningkatkan kualitas kerja mereka.

Keterampilan yang Harus Dimiliki General Affair

Setelah memahami berbagai tugas dan peran General Affair, penting juga untuk mengetahui keterampilan apa saja yang perlu dikuasai oleh seseorang yang menempati posisi ini. 

Keterampilan-keterampilan tersebut sangat penting agar GA bisa menjalankan tanggung jawabnya secara optimal dan efisien. Adapun kemampuan yang sebaiknya dimiliki oleh seorang General Affair meliputi hal-hal berikut:

-Memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dalam setiap pekerjaan.

-Menjunjung tinggi kejujuran dalam menjalankan tugas.

-Cakap dalam menyelesaikan masalah atau memiliki kemampuan problem solving yang mumpuni.

-Berpengalaman dalam mengelola proses pengadaan barang di berbagai departemen.

-Terampil dalam mencatat, menyusun laporan pembelian, serta mampu melakukan evaluasi perawatan aset perusahaan secara akurat.

-Mempunyai kemampuan komunikasi interpersonal yang baik agar bisa bekerja sama dengan semua pihak.

-Dapat menyampaikan informasi secara efektif dan efisien dalam berbagai situasi.

-Pandai mengatur waktu dan memprioritaskan tugas dengan manajemen waktu yang baik.

-Memiliki pemahaman yang kuat dalam teknik lobi serta negosiasi yang efektif.

Berapa Gaji Menjadi General Affair?

Mungkin masih banyak yang penasaran mengenai kisaran gaji yang diterima oleh seorang General Affair. 

Perlu dipahami bahwa besaran gaji untuk posisi ini dapat bervariasi, tergantung pada kebijakan perusahaan serta posisi atau jenjang karier yang ditempati oleh karyawan tersebut.

Secara umum, gaji pokok yang diberikan kepada seorang General Affair berkisar antara Rp3.000.000 hingga Rp5.000.000 per bulan. Jumlah ini belum termasuk berbagai tambahan lainnya, seperti insentif lembur, tunjangan hari raya, maupun gaji ke-13.

Seiring bertambahnya pengalaman dan meningkatnya kinerja, gaji seorang General Affair juga bisa mengalami peningkatan. 

Hal ini dikarenakan keberhasilan seseorang dalam peran ini biasanya dinilai dari kemampuannya menyelesaikan berbagai persoalan serta kontribusinya dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Jenjang Karier General Affair

Menjadi seorang General Affair dinilai memiliki prospek jenjang karier yang cukup terstruktur, sebab setiap posisi dalam bidang ini memiliki tanggung jawab dan tingkat penghasilan yang berbeda. 

Berikut tahapan karier yang umumnya ditempuh dalam profesi General Affair:

Staf General Affair

Posisi ini merupakan langkah awal dalam karier General Affair. Pada tahap ini, seseorang hanya akan menangani satu jenis tugas tertentu dengan beban dan target kerja yang relatif ringan.

Supervisor General Affair

Merupakan level lanjutan setelah staf. Pada tahap ini, tanggung jawab mulai bertambah dengan cakupan tugas yang lebih luas dan pengawasan terhadap beberapa pekerjaan staf.

Manajer General Affair

Seorang manajer bertugas menyusun konsep kerja serta mengoordinasikan pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh para staf. Manajer juga berperan dalam pengawasan agar operasional berjalan sesuai rencana.

Head of General Affair

Ini merupakan posisi puncak dalam struktur General Affair. Tugas utamanya meliputi pengkoordinasian seluruh aktivitas dalam divisi tersebut serta menyusun laporan untuk disampaikan kepada pimpinan perusahaan atau unit kerja lain yang terkait.

Jobdesk Utama General Affair

Meski tanggung jawab General Affair telah dibahas sebelumnya, ada sejumlah tugas utama yang secara khusus menjadi fokus utama dalam peran ini, antara lain:

Menjadi penghubung eksternal perusahaan, General Affair mewakili perusahaan dalam menjalin relasi dengan berbagai instansi luar seperti pemerintah daerah, kantor kecamatan, kepolisian, PLN, Telkom, dan pihak lainnya yang berkaitan dengan operasional.

Memastikan kelancaran operasional internal, GA bertanggung jawab untuk menyediakan segala kebutuhan yang mendukung aktivitas kerja tiap divisi. 

Ini mencakup pengadaan alat tulis kantor, pemeliharaan kendaraan dinas, perawatan mesin fotokopi, AC, dan fasilitas kerja lainnya.

Melakukan pendataan dan pemeliharaan aset, GA harus memastikan bahwa seluruh aset milik maupun yang disewa oleh perusahaan terdata dengan baik dan berada dalam kondisi terawat.

Mengurus dokumen administratif, termasuk dokumen perizinan atau surat-surat penting lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan internal perusahaan.

Mengelola dan mengawasi staf pendukung, seperti petugas keamanan, office boy, dan customer service. Pengawasan ini mencakup pengelolaan absensi, izin tidak masuk kerja, hingga pengajuan cuti.

Menata dan mengelola fasilitas kantor, mulai dari tempat ibadah, ruang rapat, toilet, hingga area penyimpanan agar tetap layak dan nyaman digunakan.

Selain itu, General Affair juga memiliki tanggung jawab penting dalam menyusun rencana anggaran untuk kebutuhan rutin operasional kantor agar kegiatan sehari-hari dapat berjalan lancar dan efisien.

Sebagai penutup, General Affair adalah peran kunci yang memastikan segala kebutuhan operasional perusahaan berjalan lancar dan tertata dengan baik.